Directiesecretaresse/ Management Support (24-32 upw)

  • Role type
  • Part time, Permanent

  • Location
  • Utrecht

  • Closing Date
  • 31/12/2017

Job Description

Voor het managementteam zoeken wij een ervaren directiesecretaresse. Je ondersteunt niet enkel de directeur, maar ook de overige managementleden. De functie is bij Ricardo Rail breder dan alleen het beheren van de agenda, notuleren en het boeken van reizen. Je communiceert zowel in- als extern met veel verschillende mensen, houdt overzicht, verwerkt diverse informatiestromen, organiseert, denkt mee met het management en zorgt dat alles ongemerkt op rolletjes loopt.

Hiernaast geef je leiding aan de coördinator van officesupport & de coördinator facilitair & milieu. In samenwerking met het secretariaat welke bestaat uit een drietal collega’s zal worden gezorgd voor een fulltime support van het managementteam.

Wat zijn de dagelijkse verantwoordelijkheden:

  • Maakt afspraken en planningen voor het managementteam
  • Notuleert diverse bijeenkomsten en werkt verslagen/ stukken uit, zodanig dat actiepunten en gemaakte afspraken voor ieder helder zijn. Bewaakt de voortgang en opvolging van de acties en attendeert de directie op aandachtpunten.
  • Schat in wanneer situaties pro-activiteit vergen. Prioriteert, zet uit en bewaakt acties, met het oog op een optimale ondersteuning van bedrijfsprocessen/ werkzaamheden
  • Verstrekt informatie aan bezoekers/ bellers, management en medewerkers en schat daarbij het belang en vertrouwelijkheid van de informatie in.  Maakt een afweging tussen verschillende afhandelalternatieven en plant en bewaakt vervolgacties.
  • Informeert het MT en andere medewerkers over relevante (nieuws) items en ontwikkelingen in de organisatie. Plaatst eigen of MT/directie berichten en huishoudelijke mededelingen op het Intranet.
  • Bouwt dossiers op en verzorgt de archiefstructuur zodanig dat informatie en archief op onderwerp beschikbaar is.
  • Organiseert besprekingen, vergaderingen en diverse bijeenkomsten. Verzorgt en verstrekt benodigde agendastukken en documenten bij specifieke agendapunten voorafgaande aan vergaderingen of besprekingen.

Om succesvol te kunnen zijn in deze functie herken je jezelf in onderstaand profiel:

  • HBO werk- en denkniveau (directiesecretaresse)
  • Aantoonbare ervaring als Directie Secretaresse/ Managementsupport
  • Kennis van secretariële ondersteuning, informatiemanagement/ dossiervorming, facilitaire dienstverlening en kantoorapplicaties (Officepakket)
  • Klantvriendelijk, servicegericht en correct in het uitoefenen van ondersteunende werkzaamheden
  • Flexibel en oplossingsgericht werken
  • Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.

Ricardo Rail
Ricardo Rail, gevestigd in Utrecht, is met meer dan 220 medewerkers het toonaangevende advies- en ingenieursbureau op het gebied van “rollend materieel” en infrastructuur. Onze consultants en engineers geven advies over de aanschaf, instandhouding en prestatieverbetering van treinen, trams en metro’s, de spoorinfrastructuur en de interactie tussen infrastructuur en materieel.

Informatie
Voor meer informatie kan je terecht bij onze recruiter, Fabian Peek via fabian.peek@ricardo.com


Apply now Email to a friend